Handlungsempfehlungen zu Preisanpassungen aufgrund steigender Preise für Lebensmittel, Energie und anstehenden Personalkostensteigerungen
Seit Februar 2022 steigen die Preise auf breiter Front und in einer Geschwindigkeit, wie wir es seit Jahrzehnten nicht gesehen haben. Nicht nur die Preise für Strom, Gas und Heizöl steigen im hohen zweistelligen Bereich, sondern erfassen auch den für viele Häuser wichtigen Bereich der Nahrungsmittel. Leider ist aber auch davon auszugehen, dass es alle Bereiche erfassen wird (Verbrauchsmaterialien, sonst. Güter und Dienstleistungen). Wir müssen auch feststellen, dass die Personalkosten demnächst anziehen werden.
Wie wir immer wieder von unseren Mitgliedern hören, setzt diese Entwicklung den Häusern zum Teil erheblich zu. Egal ob kleines Selbstversorgerhaus oder Komplett-Anbieter: Alle sind mit massiven Preissteigerungen bei nahezu gleichbleibenden Einnahmen konfrontiert. Betriebswirtschaftlich zwingend notwendig sind daher Preisanpassungen. Verluste zum (Geschäfts-)Jahresende drohen und schwächen die durch Corona so oder so schon belasteten Bilanzen.
Wir beobachten bei den Wettbewerbern nicht nur Preiserhöhungen für das Jahr 2025, sondern schon für das laufende Jahr 2024. Diese haben eine Spanne von 5 – 15% und betreffen nicht nur den Übernachtungspreis, sondern auch die Preise für Verpflegung und sonstige Angebote. Auch viele Verbandsmitglieder haben reagiert und die Preise erhöht.
Preisanpassungen sind nach unserer Auffassung fast überall zwingend und zeitnah vorzunehmen
Kein Haus kann es sich bei diesem Umfeld leisten, die Preise nicht anzupassen, wenn es nicht in eine „Verlustfalle“ laufen will. Um das Maß der Preisanpassung zu bestimmen, muss die Kalkulation zeitnah überarbeitet werden. Alle Positionen der Kalkulation sind anzusehen und anzupassen, wobei der Erhöhungsfaktor individuell abzuwägen ist. Bei langfristigen Gas- bzw. Stromverträgen ist der Erhöhungssatz ein anderer, als wenn der Energievertrag in den nächsten Wochen zur Verlängerung ansteht. Kleinere Häuser, die noch kein Kalkulation-Tool haben, können sich an uns wenden, damit wir ihnen bei der Kalkulation behilflich sein können. Dieses Angebot zur Kooperation gilt natürlich für alle Mitglieder. Wir schlagen ausdrücklich vor zu überlegen, die Preisanpassung eventuell stufenweise vorzunehmen und im Vorfeld unter Hinweis auf die galoppierenden Inflationsraten die Preisanpassungen zu kommunizieren. Eine Preisänderung zum nächsten Monat kann unter Umständen geringer angesetzt werden, wenn eine weitere Anpassung zum Jahreswechsel beschlossen und kommuniziert wird.
Klare und schnelle Kommunikation der Preisanpassungen
Die wirtschaftliche Entwicklung ist auch jedem unserer Gäste klar, so dass keiner verwundert sein wird, wenn wir die Preise anpassen. Ein kurzer Info-Brief und entsprechender Hinweis auf der Internetseite helfen sogar unseren Klassen, Jugendorganisationen und anderen Gästen bei der Planung, denn jeder weiß, dass „alles teurer wird“. So können die auf die Kinder und Jugendlichen umzulegenden Kosten oder zu beantragenden Beihilfen jetzt schon errechnet werden und eine spätere Neuberechnung oder Nachbeantragung kann vermieden werden. Wichtig ist, alle Preislisten zu ändern und langjährige Gäste, mit denen schon unverbindlich „bis zum nächsten Jahr“ vereinbart wurde, zu informieren. Auch Preislisten oder -angaben in Portalen – wie z.B. Gruppenhaus.de – sollten geändert werden, damit es nicht zu Überraschungen und Diskussionen kommt. Viele nutzen die Situation und legen sich eine „Check-Liste“ an, an welchen Stellen, Internetseiten und Portalen Preisanpassungen zu kommunizieren sind, so dass diese bei der nächsten Preisrunde wieder genutzt werden kann. Handlungsempfehlung:
- Kalkulation sofort überarbeiten
- Preise sofort anpassen – eventuell in Stufen
- Preiserhöhungen sofort und klar kommunizieren
- Preise auf Internetseiten und Portalen aktualisieren
Preiserhöhung bei bestehenden Verträgen
Sehr viele Häuser haben eine gute Buchungslage für das laufende Kalenderjahr, was nach den Corona-Jahren zunächst beruhigend war, sich nunmehr aber als Herausforderung darstellen kann. Die Einnahmen sind vertraglich fixiert, die Preise ziehen aber davon. Nur die wenigsten Häuser werden die rechtliche Möglichkeit haben, bei abgeschlossenen Verträgen die Preise einseitig zu erhöhen. Zwar hat die Rechtsprechung für besondere Situationen über den sogenannten „Wegfall der Geschäftsgrundlage“ Möglichkeiten zur Preiserhöhung geschaffen, aber die Hürden für diese Ausnahmesituation durch einen sehr weitgehenden Kalkulationsnachweis hoch gelegt. Unterliegen die Verträge dem Reiserecht, was bei einer sog. „Bündelung von Leistungen“ (z.B. Übernachtung und Programm aus einer Hand) zunächst anzunehmen ist, gibt es gesetzliche Rahmenbedingungen und vertragliche Voraussetzungen, bei deren Einhaltung Schullandheime die Preise ad-hoc erhöhen können. Sofern die Verträge und AGBs von einem Experten erstellt wurden, sollten die Möglichkeiten genutzt werden, denn auch die großen Reiseveranstalter haben dies immer wieder gemacht und von daher werden unsere Gäste dies kennen. Einige unserer Mitglieder nutzen die Situation und lassen sich rechtlich beraten, auch mit dem Ziel eine höhere Flexibilität in ihren zukünftigen Preisanpassungen über „Preisgleitklauseln“ zu bekommen, wobei derartige Klauseln nicht nur Erhöhungen, sondern auch Reduzierungen zur Folge haben können. Unbenommen bleibt es natürlich, die Gäste auf die besondere wirtschaftliche Situation anzusprechen und eine Preisanpassung bei bestehenden Verträgen schriftlich zu vereinbaren. Von einigen Häusern hören wir, dass eine sogenannte „Energiekostenpauschale“ akzeptiert wird – überwiegend als freiwilliger Bestandteil, teilweise als Spende. Fazit:
- Bei bestehenden Verträgen prüfen, ob Preisanpassungen möglich sind, was die absolute Ausnahme sein wird.
- Alternativ versuchen, im Einvernehmen mit den Nutzergruppen eine zusätzliche „Inflations- und Energiepauschale“ zu vereinbaren.
Preiserhöhungen in der Angebotsphase
Es ist fast schon „Tradition“, dass viele Angebote von Jugendorganisationen oder Schulen angefragt werden, bevor es dann zum rechtsverbindlichen Vertragsabschluss kommt. In vielen Angeboten unserer Mitglieder steht zum Glück eine Bindungsfrist, so dass nach Ablauf dieser Frist neue Preise vereinbart, werden können. Aber auch während einer Bindungsfrist sollte ein neues, höheres Angebot mit entsprechendem Hinweis „nachgeschickt“ bzw. herausgegeben werden. In der Regel kommt es nicht zu einer Diskussion, das zeitlich frühere, niedriger Angebot zur Vertragsgrundlage zu machen. Bei Angeboten ohne Bindungsfrist sollten diese widerrufen werden und durch ein neues, höheres Angebot ersetzt werden. Nutzen Sie die Gelegenheit, bei Angeboten eine kurze Bindungsfrist neu hinzuzunehmen und auch eventuell vorhandene, längere Bindungsfristen anzupassen. Aus unserer Marktbeobachtung sehen wir, dass Bindungsfristen inzwischen zum Teil nur noch 4 Wochen betragen. Einige Mitglieder haben Sorge, sich in den „juristischen Themen und Spitzfindigkeiten“ zu verlieren, da häufig die Angst vor einem Konflikt mit dem Gast besteht, was unserer Erfahrung nur in den aller wenigsten Fällen tatsächlich passiert. Ein verärgerter Kunde ist auch keine „Visitenkarte“, aber er wird die Erfahrung machen, dass alle Häuser die Preise anheben. Eventuell sind in der Abwägung abwandernde Gäste weniger schmerzlich als eine eventuell drohende Schließung des Hauses bei konkret anstehenden, nicht mehr tragbaren Verlusten Handlungsempfehlung:
- Bei versandten Angeboten, die noch nicht zum Vertragsabschluss geführt haben, sollten neue Angebote mit den angepassten Preisen nachgeschickt werden und dies nachvollziehbar mit einem Begleitschreiben begründet werden.
- Prüfen Sie, ob eine bestehende Bindungsfrist im Angebot vorhanden und angemessen ist.
- Nehmen Sie eine 4-wöchige Bindungsfrist in Ihr Angebot auf, sofern diese noch nicht Vertragsbestandteil ist.
Natürlich stehen wir Ihnen zu diesen Themen als Austausch- und Gesprächspartner sehr gerne zur Verfügung. Auch bei Fragen zur Kalkulation und betriebswirtschaftlichen Auswirkungen freuen wir uns auf den Austausch. Mailen Sie uns (info@schullandheim.de oder rainer.seydel@schullandheim.de) oder rufen Sie direkt unseren Schatzmeister, Rainer Seydel, unter 0157-35448745 an. Bei rechtlichen Fragen können wir Ihnen gerne Fachanwälte benennen, die ein qualifizierte Rechtsberatung durchführen können, was wir vom Verband nicht dürfen.
Wir bieten Ihnen an, sich mit Rainer Seydel im VDS in Verbindung zu setzen, um mit Ihnen die ganz spezielle Situation Ihres Schullandheimes zu besprechen und gemeinsam zu überlegen, welche konkreten Schritte für Sie unmittelbar anstehen.
Rufen Sie ihn gerne an (Tel.: 0157-35448745) oder schreiben uns eine Mail (info@schullandheim.de oder rainer.seydel@schullandheim.de).
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